存證信函是什麼？存證信函怎麼寫？【詳細教學】

存證信函 是什麼 ？

存證信函是什麼 ? 臺灣高等法院臺中分院97年度重上更(二)字第85號刑事判決指出：「按所謂存證信函，其意在對收受存證信之相對人為觀念通知或意思表示，乃純屬發信人主觀之意思表示」準此，存證信函就是要讓收信的人知悉寄件人要傳達的事項。存證信函是依中華郵政公司（郵局）規定的方式書寫，郵局會保存與正本內容完全相同的副本的文書。存證信函與一般書信文件最大的不同是，可以證明某人曾經有寄出相同信件「內容」的文書。由臺灣高等法院臺中分院97年度重上更(二)字第85號刑事判決可知，存證信函只能證明寄件人曾經有寄出與收件人收到一樣的信件而已，絕對不是指郵局會為某人所寫的存證信函所主張的事實或權利來背書。

★郵件處理規則第34條（存證信函定義）：
「掛號信函交寄時，加付存證相關資費，依中華郵政公司規定方式繕寫，以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者，為存證信函。

存證信函留存郵局之副本，自交寄日起，由郵局保存三年，期滿後銷燬之。」

 

存證信函 的功能是什麼?

存證信函的功能 ，可證明寄件人的「發信時間」、收件人的「收信時間」以及「信件內容」可用於：

觀念通知或意思表示

存證信函可用來通知收信人關於發信者的「法律上權利義務關係」及訴求。例如，發信人催告或催促收信人應在幾日內給付貨款、終止或解除契約、請求損害賠償等。

警告收信人停止違法行為

存證信函可用來警告收信人停止違法行為。例如，請收信人不要再謾罵、盡速修補漏水管線、停止無權占用我方土地等。

請收信人出面溝通、調解、和解

比起一般的文字訊息，當事人間發生權利義務的爭執時，書面、較為正式的存證信函可用來請收信人出面溝通、調解或和解。

提供聯絡方式、對口單位

陌生人間紛爭發生時，不一定都能用電話、社群軟體、通訊軟體溝通，存證信函的發信人可在信中提供自己的聯絡方式、對口單位、代理人的聯絡方式。而即使是已經知悉對方身份，如已委任律師，也可在存證信函中提供委任律師的電話、地址或聯絡方式。

為日後訴訟作準備

存證信函還有一個目的就是在留存證據。雖然存證信函只是發信人的主觀意思表示，無法代替直接證據使用。但在需要意思表示的權利義務爭執上，存證信函可證明發信人曾有意思表示、意思表示有到達對方、意思表示到達對方的日期。例如，在買賣的糾紛中，如果賣方遲遲不出貨，買方可透過寄發存證信函的方式催促賣方出貨，來證明自己有催告的意思表示存在，並且透過存證信函的回執，可證明該催促賣方出貨的意思表示已在某年某月某日到達賣方，如賣方遲遲不出貨，日後遇到訴訟時，買方可主張自己已有催告的意思表示到達賣方，如買方日後又寄發解除買賣契約的存證信函給賣方時，將來在訴訟上，這些存證信函，就成了買賣契約是否已解除、何時已解除的判斷基礎、依據

存證信函 的格式

因為存證信函必須用郵局規定的格式，除了可以直間跟郵局買用紙外，也可用電腦自己打，存證信函用紙電子檔格式可從郵局網站上下載。民間甚至有製作「台灣郵局存證信函產生器」可以使用，就不用辛苦的用手寫然後塗塗改改。

 

寫完存證信函後，記得最少要準備一式3份（寄件人、收件人、郵局三方各留一份，如果收件人人數有2人以上，要再依照收件人的人數增加份數）

存證信函怎麼寫 ？

存證信函怎麼寫 ？

應該載明「事實」（精確的人、事、時、地、物）

一份存證信函應該記載具體的爭議的相關事實。因為如果沒有事實，他人或日後第三人（調解單位或法院）很難看出存證信函的目的為何。

訴求的依據

存證信函應載明「訴求的依據」。訴求的依據，可以是雙方約定的契約、法律條文、法院判決等。存證信函有記載相關的請求依據，有助於請求目的的達成。因為，一般人對於無理取鬧的事情是不會認真對待的，有必要把「理」（法律依據）講清楚。

如果不知道法律規定或判決是什麼，建議尋求專業律師協助，或嘗試自行上網查找，此部分可參考另篇文章：怎麼查詢法律條文 ?　
法院判決書查詢該怎麼做? 【詳細教學】快來閱讀本文章!

訴求

存證信函也應該表明「訴求」。訴求就是：你要求對方做甚麼事？這項訴求，最好也表明一個「期限」，例如，對方應在收文後的７天或３０天內給付將網站上的誹謗文章撤除。有了訴求的期限，會給雙方有一個可以商量、轉圜的空間，如果給一些太短的期限（如收文後的１０小時內），法律上效力先不說，會給人一種「刁難」的感覺，自然對解決紛爭也就沒有幫助了！那這封存證信函，可能也白寄了！

自己的聯絡方式

在存證信函的最後，記得附上自己的聯絡方式（如：電話、Email、Line等），以便收信者可以知道要找誰解決糾紛！

存證信函範例

存證信函範例 ，消基會網站有提供一些範本可以參考下載，建議可以依循這些模板的範例格式來撰寫。

存證信函費用

關於存證信函費用 ，依中華郵政官網，存證信函存證費首頁50元，續頁每頁或附件每張30元。（註：另須負擔「掛號」的郵寄費用）。所以，為了荷包著想，存證信函寫越短越好！

請保存存證信函的相關收據或回執證明

凡是跟存證信函有關的相關收據都要留存好，因為這是日後可以申請證明、查詢存證信函、另具副本請求證明存證信函申請書的重要依據。此外，「回執證明」也要好好留存，因為這上頭有郵戳，可以證明對方有收到信、收到信的日期。

收到存證信函 怎麼辦？ 收到存證信函不理會怎樣 嗎？

收到存證信函 後，應先確認是否有信件內的事件、對方主張的法律依據是否有理由，如果自己真的有理虧部分，應該盡速與寄件人連繫，來共同討論如何解決紛爭。 收到存證信函不理會怎樣 ? 要注意唷，置之不理的話，通常寄件人會採取後續法律行動，而且目前依照最高法院109年度台上大字第908號民事大法庭裁定，就算收件人收到存證信函不理不簽收，最後變成招領而退回，存證信函內寄件人所表示的意思表示（如：終止或解除契約、催告遲延等）都會發生效力，不以寄件人有無簽收存證信函為必要，收件人不可不慎！當然，如果對方的請求真的是無理頭，那也不用太認真回應。

一項紛爭，如果只涉及私權糾紛，且屬於可以調解的事項，通常來說，私下雙方好好協商解決，遠比去法院解決好多了，畢竟，人都喜歡自己作主、作決定，而調解就是雙方作主，但去法院，不是當事人你自己作主，是法官作主…。可惜的是，雙方常常對於事實的發生、法律的認知不同，最後落到要去法院解決…。

關於和解的好處，延伸閱讀：選擇和解的１０大好處

★最高法院109年度台上大字第908號民事裁定：
「㈠民法第95條第1項前段規定：「非對話而為意思表示者，其意思表示，以通知達到相對人時，發生效力。」，乃採達到主義。所謂達到，係指意思表示已進入相對人之支配範圍，置於相對人隨時可以了解其內容之客觀狀態。而意思表示之生效，指表意人開始受其意思表示拘束而言。在非對話之意思表示，表意人無從依書面之交付，逕使相對人了解其意思表示，尚須經由相對人之閱讀始能了解表意人之意思表示，相對人之閱讀行為，完全在表意人實力支配範圍外，僅得由相對人為之，如相對人不閱讀其受領之書面，即謂意思表示不生效力，將使其效力之發生任由相對人支配，顯非事理之平。因此，書面所為之意思表示，如已進入相對人之實力支配範圍，且處於依一般社會觀念，可期待相對人了解之狀態時，應認該意思表示已對相對人發生效力。

㈡掛號郵件招領通知單雖非表徵意思表示之郵件本身，惟依郵件處理規則第50條第1項規定，可知掛號郵件通知招領前，必經郵務機關按址投遞而無法投遞，始製作招領通知單通知領取郵件，如該招領通知單經置於相對人之住居所或營業所，依一般社會觀念，可期待相對人受通知後，於郵局營業時間前往領取郵件，該郵件自斯時起進入相對人之支配範圍，置於相對人可隨時了解內容之狀態，應認表意人之意思表示已到達相對人而發生效力，不以相對人實際領取郵件為必要，亦與該郵件事後是否經招領逾期退回無涉，並可避免相對人以任意性行為左右非對話意思表示效力之發生時點。惟基於相對人並非掛號郵件之發動者，其如能證明受招領通知時客觀上有不能領取郵件之正當事由，自不在此限，以兼顧其權益。

㈢綜上，表意人將其意思表示以書面郵寄掛號寄送至相對人之住所地，郵務機關因不獲會晤相對人，而製作招領通知單通知相對人領取者，除相對人能證明其客觀上有不能領取之正當事由外，應認相對人受招領通知時，表意人之意思表示已到達相對人而發生效力，不以相對人實際領取為必要。」

存證信函可以是一種有愛的解決紛爭方式

人在世上的時間寶貴，沒必要所有事情都用衝突、武力、謾罵或訴訟解決，有些人看到存證信函就會出面解決，算是不錯的解決紛爭方式（反之，有些人對於存證信函本身含有敵意），學習聖經的智慧，彼此體諒，衝突可迎刃而解！

聖經說：「人有見識就不輕易發怒；寬恕人的過失便是自己的榮耀。」（箴言 19:11）

「願弟兄們都喜樂。要作完全人；要受安慰；要同心合意；要彼此和睦。如此，仁愛和平的神必常與你們同在。」（哥林多後書 13:11）

「你們要追求與眾人和睦，並要追求聖潔；非聖潔沒有人能見主。」（希伯來書 12:14）

（本文章作者：高理國際法律事務所 盧意祥律師；本文章最後更新日期：2026年6月24日）