存證信函是什麼?存證信函怎麼寫?【詳細教學】

存證信函 是什麼 ?

存證信函是什麼 ? 所謂 存證信函 是指:依中華郵政公司(郵局)規定的方式書寫郵局會保存與正本內容完全相同的副本的文書。與一般書信文件最大的不同是,可以證明某人曾經有寄出相同信件「內容」的文書。

(注意:存證信函只能證明寄件人曾經有寄出與收件人收到一樣的信件而已,絕對不是指郵局會為某人所寫的存證信函所主張的事實或權利來背書)。

郵件處理規則第34條(存證信函定義):
「掛號信函交寄時,加付存證相關資費,依中華郵政公司規定方式繕寫,以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者,為存證信函。

存證信函留存郵局之副本,自交寄日起,由郵局保存三年,期滿後銷燬之。」
存證信函

 

存證信函 的功能是什麼?

存證信函的功能 ,可證明寄件人的「發信時間」、收件人的「收信時間」以及「信件內容」可用於:

①、通知收信人關於發信者的「法律上權利義務關係」及訴求(例如:催告或催促對方幾日內給付貨款、終止或解除契約、請求損害賠償等)

②、警告收信人應停止違法行為(例如:不要再謾罵、盡速修補漏水管線、停止無權占用我方土地等)。

③、對於相關爭執事件,請收信人出面溝通、調解或和解。

④、提供對方自己的聯絡方式或對口單位。

 

存證信函 的格式

因為存證信函必須用郵局規定的格式,除了可以直間跟郵局買用紙外,也可用電腦自己打,存證信函用紙電子檔格式可從郵局網站上下載。民間甚至有製作「台灣郵局存證信函產生器」可以使用,就不用辛苦的用手寫然後塗塗改改。

存證信函格式
(存證信函的長相,上圖內文字僅為測試用文字)

 

寫完存證信函後,記得最少要準備一式3份(寄件人、收件人、郵局三方各留一份,如果收件人人數有2人以上,要再依照收件人的人數增加份數)

 

存證信函怎麼寫 ?

存證信函怎麼寫 ?

①、一份妥當的存證信函,應該載明「事實」(精確的人、事、時、地、物),因為如果沒有事實,他人或日後第三人(調解單位或法院)很難看出存證信函的目的為何。

②、此外,存證信函應載明「訴求的依據(可以是雙方約定的契約法律條文,甚至司法實務判決等)。因為,一般人對於無理取鬧的事情是不會認真對待的,有必要把「理」(法律依據)講清楚。

如果不知道法律規定或判決是什麼,建議尋求專業律師協助,或嘗試自行上網查找

此部分可參考另篇文章:
怎麼查詢法律條文 ? 或

法院判決書查詢該怎麼做? 【詳細教學】快來閱讀本文章!

③、最後,應該表明「訴求」(也就是:你要求對方做甚麼事?)這項訴求,最好也表明一個「期限」,(比如說對方應在收文後的7天或30天內給付將網站上的誹謗文章撤除),給雙方有一個可以商量或轉圜的空間,如果給一些太短的期限(如收文後的10小時內),法律上效力不說,會給人一種「刁難」的感覺,自然對解決紛爭也就沒有幫助了。

④、小提醒:存證信函記得附上自己的聯絡方式(如:電話、Email、Line等)

存證信函
(存證信函怎麼寫?把握法律、事實、訴求、聯絡方式)

存證信函範例

存證信函範例 ,消基會網站有提供一些範本可以參考下載,建議可以依循這些模板的範例格式來撰寫。

 

存證信函費用

關於存證信函費用 ,依中華郵政官網,存證信函存證費首頁50元,續頁每頁或附件每張30元。(註:另須負擔「掛號」的郵寄費用)。

所以,為了荷包著想,存證信函寫越短越好!

 

請保存存證信函的相關收據或回執證明

凡是跟存證信函有關的相關收據都要留存好,因為這是日後可以申請證明、查詢存證信函、另具副本請求證明存證信函申請書的重要依據。此外,「回執證明」也要好好留存,因為這上頭有郵戳,可以證明對方有收到信、收到信的日期。

 

收到存證信函 怎麼辦? 收到存證信函不理會怎樣 嗎?

收到存證信函 後,應先確認是否有信件內的事件、對方主張的法律依據是否有理由,如果自己真的有理虧部分,應該盡速與寄件人連繫,來共同討論如何解決紛爭。 收到存證信函不理會怎樣 ? 要注意唷,置之不理的話,通常寄件人都會採取後續法律行動,而且目前依照 最高法院109年度台上大字第908號民事大法庭裁定 的看法,就算收件人收到存證信函不理不簽收,最後變成招領而退回,存證信函內寄件人所表示的意思表示(如:終止或解除契約、催告遲延等)都會發生效力,不以寄件人有無簽收存證信函為必要,收件人不可不慎!當然,如果對方的請求真的是無理頭,那也不用太認真回應。

存證信函
(存證信函是解決紛爭途徑的一環)

最高法院109年度台上大字第908號民事裁定
「㈠民法第95條第1項前段規定:「非對話而為意思表示者,其意思表示,以通知達到相對人時,發生效力。」,乃採達到主義。所謂達到,係指意思表示已進入相對人之支配範圍,置於相對人隨時可以了解其內容之客觀狀態。而意思表示之生效,指表意人開始受其意思表示拘束而言。在非對話之意思表示,表意人無從依書面之交付,逕使相對人了解其意思表示,尚須經由相對人之閱讀始能了解表意人之意思表示,相對人之閱讀行為,完全在表意人實力支配範圍外,僅得由相對人為之,如相對人不閱讀其受領之書面,即謂意思表示不生效力,將使其效力之發生任由相對人支配,顯非事理之平。因此,書面所為之意思表示,如已進入相對人之實力支配範圍,且處於依一般社會觀念,可期待相對人了解之狀態時,應認該意思表示已對相對人發生效力。

㈡掛號郵件招領通知單雖非表徵意思表示之郵件本身,惟依郵件處理規則第50條第1項規定,可知掛號郵件通知招領前,必經郵務機關按址投遞而無法投遞,始製作招領通知單通知領取郵件,如該招領通知單經置於相對人之住居所或營業所,依一般社會觀念,可期待相對人受通知後,於郵局營業時間前往領取郵件,該郵件自斯時起進入相對人之支配範圍,置於相對人可隨時了解內容之狀態,應認表意人之意思表示已到達相對人而發生效力,不以相對人實際領取郵件為必要,亦與該郵件事後是否經招領逾期退回無涉,並可避免相對人以任意性行為左右非對話意思表示效力之發生時點。惟基於相對人並非掛號郵件之發動者,其如能證明受招領通知時客觀上有不能領取郵件之正當事由,自不在此限,以兼顧其權益。

㈢綜上,表意人將其意思表示以書面郵寄掛號寄送至相對人之住所地,郵務機關因不獲會晤相對人,而製作招領通知單通知相對人領取者,除相對人能證明其客觀上有不能領取之正當事由外,應認相對人受招領通知時,表意人之意思表示已到達相對人而發生效力,不以相對人實際領取為必要。」

存證信函可以是一種有愛的解決紛爭方式

人在世上的時間寶貴,沒必要所有事情都用衝突、武力、謾罵或訴訟解決,有些人看到存證信函就會出面解決,算是不錯的解決紛爭方式(反之,有些人對於存證信函本身含有敵意),學習聖經的智慧,彼此體諒,衝突可迎刃而解!

聖經說:「人有見識就不輕易發怒;寬恕人的過失便是自己的榮耀」(箴言 19:11)

「願弟兄們都喜樂。要作完全人;要受安慰;要同心合意;要彼此和睦如此,仁愛和平的神必常與你們同在。」(哥林多後書 13:11)

你們要追求與眾人和睦並要追求聖潔;非聖潔沒有人能見主。」(希伯來書 第12:14)

 

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